התפקיד של להקה לקבלת פנים שונה מהתפקיד של ההרכב המוזיקלי בשלבים אחרים של האירוע. קודם כל, קבלת הפנים היא החשובה ביותר כי בשלב הזה האורחים והמוזמנים עדיין לא נכנסו לאווירה. לא משנה באיזה סוג של אירוע מדובר, החלק הקשה ביותר הוא לשבור את הקרח בין האורחים והמוזמנים. בהקשר הזה, התפקיד של להקה לקבלת פנים הוא ליצור את האווירה הרצויה ולדאוג שכמה שיותר אורחים ייכנסו אליה כמה שיותר מהר.
במקביל, התפקיד של להקה לקבלת פנים הוא להגיב למתרחש. בשלבים המוקדמים של קבלת הפנים, הלהקה יכולה למשל לנגן שירים יחסית איטיים ומוזיקת רקע בלבד. בשלבים מאוחרים יותר, הלהקה יכולה להרים את הקצב ולעבור לסגנונות פופולאריים. לקראת שיא קבלת הפנים או לפני שעוברים לחלק האמנותי של הערב, התפקיד של הלהקה הוא לקחת אחריות על המעבר ועל הזליגה בין הסגנונות.
איך בוחרים להקה?
היכרות עם התפקיד של להקה לקבלת פנים יכולה לסייע עבור מי שרוצה לשלב אותה באירוע שלו. המצב כיום הוא שיש המון סוגים שונים של להקות שמסוגלות לנגן בקבלות פנים, אבל גם הבדלים יחסית משמעותיים בין היכולות שלהן. לכן, הפתרון הכי טוב הוא להגדיר מראש את הצרכים מכל להקה ורק לאחר מכן לבחור אותה.
הדרך להגדיר את הצרכים לפני הזמנת להקה לקבלת פנים היא לבדוק במה היא מתמחה וכמה שנות ניסיון יש לה. בשלב הראשון, בודקים מה הלהקה יודעת לנגן וכמובן באיזה סוג של כלי נגינה חברי הלהקה שולטים. בשלב השני, שואלים את הנציג של להקה לקבלת פנים על אירועים קודמים שבהם הם היו מעורבים. אם התשובות עונות על הציפיות, אפשר להתקדם להזמנת הלהקה לתאריך המבוקש.